Podmienky ochrany osobných údajov

Zásady spracovania osobných údajov a systém ochrany osobných údajov podľa nariadenia GDPR

vypracované v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov v zmysle článku 13 a 14 Nariadenia (ďalej len „GDPR“) a zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov (ďalej len „Zákon o ochrane osobných údajov“)

Prevádzkovateľ:

Názov spoločnosti: KOFI s. r. o.

Adresa sídla: Vietnamská 16765/45, 821 04 Bratislava - mestská časť Ružinov

IČO: 53720938

V zastúpení: Tomáš Svedek

Tel. č.: +421905372561

E – mail: office@kofi.sk

(ďalej len ako „Prevádzkovateľ“)

Prevádzkovateľ (Správca) nemá povinnosť vymenovať/určiť Zodpovednú Osobu.

Základné pojmy

Osobnými údajmi sú údaje týkajúce sa identifikovanej fyzickej osoby, alebo identifikovateľnej fyzickej osoby, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora ako je napríklad meno, priezvisko, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, alebo online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú identitu, fyziologickú identitu, genetickú identitu, psychickú identitu, mentálnu identitu, ekonomickú identitu, kultúrnu identitu alebo sociálnu identitu.

Spracúvanie osobných údajov je spracovateľská operácia alebo súbor spracovateľských operácií s osobnými údajmi alebo súbormi osobných údajov, najmä získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, štruktúrovanie, uchovávanie, zmena, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, poskytovanie prenosom, šírením alebo iným spôsobom, preskupovanie alebo kombinovanie, obmedzenie, vymazanie, bez ohľadu na to, či sa vykonáva automatizovanými prostriedkami alebo neautomatizovanými prostriedkami.

Dotknutou osobou je každá fyzická osoba, ktorej osobné údaje sa spracúvajú.

Prevádzkovateľom každý, kto sám alebo spoločne s inými určí účely a prostriedky spracúvania osobných údajov a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene.

Sprostredkovateľom každý, kto spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa.

Príjemcom je každý, komu sa osobné údaje poskytnú bez ohľadu na to, či je treťou stranou.

Zodpovednou osobou osoba určená prevádzkovateľom alebo sprostredkovateľom, ktorá plní úlohy podľa tohto zákona.

Profilovanie je akákoľvek forma automatizovaného spracúvania osobných údajov, ktoré pozostáva z použitia týchto osobných údajov na vyhodnotenie určitých osobných aspektov týkajúcich sa fyzickej osoby, predovšetkým analýzy alebo predvídania aspektov dotknutej fyzickej osoby súvisiacich s výkonnosťou v práci, majetkovými pomermi, zdravím, osobnými preferenciami, záujmami, spoľahlivosťou, správaním, polohou alebo pohybom.

Pseudonymizácia je spracúvanie osobných údajov takým spôsobom, aby osobné údaje už nebolo možné priradiť konkrétnej dotknutej osobe bez použitia dodatočných informácií, pokiaľ sa takéto dodatočné informácie uchovávajú oddelene a vzťahujú sa na ne technické a organizačné opatrenia s cieľom zabezpečiť, aby osobné údaje neboli priradené identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osobe.

Informačný systém je akýkoľvek usporiadaný súbor osobných údajov, ktoré sú prístupné podľa určených kritérií, bez ohľadu na to, či ide o systém centralizovaný, decentralizovaný alebo distribuovaný na funkčnom alebo geografickom základe.

Tretia strana je fyzická alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt než dotknutá osoba, prevádzkovateľ, sprostredkovateľ a osoby, ktoré sú na základe priameho poverenia prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa poverené spracúvaním osobných údajov.

Účel spracúvania	Právny základ (GDPR)	Príklady spracovateľských činností
Objednávka tovaru / e-shop	Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy), Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť)	Prijatie a vybavenie online objednávky, spracovanie platby, doručenie tovaru, komunikácia so zákazníkom, vystavenie daňového dokladu (fakturácia)
Užívateľské účty a registrácia	Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy)	Vytvorenie a správa užívateľského profilu na e-shope, predvyplnenie doručovacích údajov, sledovanie histórie objednávok.
Vernostný a zľavový systém	Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy)	Registrácia členov v zákazníckom klube, prideľovanie vernostných bodov, poskytovanie zliav a odmien výmenou za lojalitu
Maloobchodný predaj (B2C)	Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy), Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť)	Priamy predaj tovaru v kamennej prevádzke, vystavovanie pokladničných dokladov z eKasa, vrátenie a výmena tovaru.
Servis, reklamácie a sťažnosti	Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy), Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť), Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem)	Prijatie kávovaru do servisu, diagnostika, oprava, riešenie reklamácií, výmena tovaru, evidencia servisných úkonov, prešetrenie a vybavovanie sťažností a podnetov.
Prenájom kávovarov a veľkoobchod (B2B)	Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy), Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem), Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť)	Uzatváranie zmlúv o nájme pre firmy a kancelárie, dodávky kávy, plánovanie údržby, správa B2B portálu a komunikácia so zástupcami odberateľov.
Dopyty a online konzultácie	Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Predzmluvné vzťahy), Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem)	Prijatie a zodpovedanie dopytov cez kontaktný formulár, rezervácia termínov, poskytovanie technickej podpory a vypracovanie cenových ponúk
Odovzdávanie a preberanie zariadení	Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy), Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem), Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť)	Vyhotovenie preberacieho/odovzdávacieho protokolu pri inštalácii, prenájme alebo zapožičaní zariadenia a zdokumentovanie jeho fyzického stavu.
Newsletter a spotrebiteľské súťaže	Čl. 6 ods. 1 písm. a) (Súhlas), Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy - súťaže)	Priamy marketing formou zasielania informačných ponúk, organizácia súťaží, žrebovanie a kontaktovanie výhercov.
Webová analytika a cookies	Čl. 6 ods. 1 písm. a) (Súhlas), Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem pre technické cookies)	Zabezpečenie technickej funkčnosti webu, ukladanie preferencií, meranie návštevnosti, vytváranie profilov záujmov a personalizovaná reklama
Správa pohľadávok	Čl. 6 ods. 1 písm. f) (Oprávnený záujem), Čl. 6 ods. 1 písm. b) (Plnenie zmluvy), Čl. 6 ods. 1 písm. c) (Zákonná povinnosť)	Evidencia a aktívne vymáhanie pohľadávok, zasielanie výziev na zaplatenie a uplatňovanie právnych nárokov.

Doba uchovávania údajov

Osobné údaje sú uchovávané po dobu nevyhnutnú na dosiahnutie účelu spracúvania a následne podľa lehôt určených Registratúrnym plánom prevádzkovateľa v súlade s platnou legislatívou.

Účtovné a daňové doklady (faktúry z e-shopu, servisu a prenájmu kávovarov): 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú, v zmysle Zákona o účtovníctve.

Obchodné zmluvy (kúpne zmluvy, zmluvy o nájme, servisné zmluvy) a preberacie protokoly: Uchovávajú sa po dobu trvania zmluvného vzťahu a po jeho ukončení počas plynutia všeobecných premlčacích lehôt na preukazovanie, uplatňovanie alebo obhajovanie právnych nárokov.

Všeobecná korešpondencia, dopyty, sťažnosti a reklamácie: Po dobu nevyhnutnú na vybavenie požiadavky alebo ochranu práv a následne podľa lehôt stanovených v Zákone o archívoch a registratúrach.

Údaje spracúvané na základe súhlasu (newsletter, marketingové a analytické cookies): Uchovávajú sa do odvolania súhlasu dotknutou osobou.

Mzdové listy a personálna agenda: 50 rokov od roku ich vyhotovenia v zmysle platnej legislatívy.

E-mailové kontá zamestnancov: V prípade skončenia pracovnoprávneho alebo iného vzťahu sa používanie firemnej e-mailovej adresy ukončí v lehote do 30 dní od skončenia tohto vzťahu.

Príjemcovia osobných údajov

Orgány verejnej moci: Sociálna poisťovňa, zdravotné poisťovne, orgány finančnej správy (daňový úrad), Ministerstvo práce, sociálnych vecí a rodiny SR, samosprávny kraj, poskytovatelia zdravotnej starostlivosti a iné subjekty verejnej správy

Sprostredkovatelia:

Vedenie účtovníctva, personálnej a mzdovej agendy
Vedenie agendy BOZP, PO a Pracovnej zdravotnej služby
Správa aplikácie pre podnikovú agendu FISPP
Poskytovatelia cloudových a e-mailových služieb
Prevádzkovateľ e-shopovej platformy – Shoptet, a.s.
Webová analytika a meranie reklamy – Google Ireland Limited (na základe Vášho súhlasu s cookies)

Tretie strany a samostatní prevádzkovatelia:

Subjekty podieľajúce sa na vybavovaní objednávok z e-shopu, ktorým sa údaje poskytujú na účely plnenia zmluvy:

Prepravné a kuriérske spoločnosti
Poskytovatelia platobných brán

Spoloční prevádzkovatelia (podľa čl. 26 GDPR):

Platformy sociálnych sietí Facebook a Instagram na účely prevádzkovania firemného profilu, cielenej reklamy a komunikácie s komunitou.

Automatizované rozhodovanie

Prevádzkovateľ nevykonáva automatizované individuálne rozhodovanie s právnymi alebo podobne závažnými účinkami v zmysle článku 22 GDPR. Ak udelíte súhlas s marketingovými cookies, môže dochádzať k profilovaniu Vašich záujmov na účely zobrazovania personalizovanej reklamy (Google, Meta). Súhlas môžete kedykoľvek odvolať v nastaveniach cookies.

Cezhraničný prenos

Osobné údaje spracúvame prevažne v rámci Európskej únie. Pri využívaní služieb spoločností Google (Google Analytics, Google Ads) a Meta (Facebook, Instagram) môže dochádzať k prenosu údajov do USA. Tento prenos sa uskutočňuje na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti ochrany (EU-US Data Privacy Framework), ku ktorému sú tieto spoločnosti pristúpené, prípadne na základe štandardných zmluvných doložiek schválených Európskou komisiou.

Podmienky zabezpečenia osobných údajov

Prevádzkovateľ prehlasuje, že prijal vhodné personálne, technické a organizačné opatrenia k zabezpečeniu ochrany osobných údajov.

Prevádzkovateľ prijal technické opatrenia na zabezpečenie dátových úložísk a úložísk osobných údajov v spisovej podobe.

Prevádzkovateľ prehlasuje, že k osobným údajom majú prístup výlučne ním poverené osoby.

Vaše práva:

Právo na prístup k údajom

Máte právo vedieť, či spracúvame Vaše osobné údaje. Pokiaľ ich spracúvame, môžete nás požiadať o prístup k nim. Na základe Vašej žiadosti vydáme potvrdenie s informáciami o spracúvaní Vašich osobných údajov.

Právo na opravu

Máte právo na to, aby Vaše osobné údaje, ktoré spracúvame, boli správne, úplné a aktuálne. Pokiaľ sú Vaše osobné údaje nesprávne alebo neaktuálne, môžete nás požiadať o opravu alebo doplnenie.

Právo na vymazanie (právo „na zabudnutie“)

Za určitých okolností máte právo, aby sme Vaše osobné údaje vymazali. O vymazanie Vašich údajov nás môžete požiadať kedykoľvek. Vaše osobné údaje vymažeme, ak:

- osobné údaje už nie sú potrebné na účely, na ktoré sa získavali alebo inak spracúvali;

- dotknutá osoba odvolá súhlas, pokiaľ sa spracúvanie vykonáva na základe súhlasu dotknutej osoby,

- dotknutá osoba namieta voči spracúvaniu,

- osobné údaje sa spracúvali nezákonne,

- osobné údaje musia byť vymazané, aby sa tým splnila zákonná povinnosť,

- ak ste dieťa, príp. rodič dieťaťa, ktoré súhlasilo so spracúvaním osobných údajov cez internet.

Právo na obmedzenie spracúvania

Môžete nás požiadať, aby sme obmedzili spracúvanie vašich osobných údajov. Pokiaľ Vašej žiadosti vyhovieme, Vaše osobné údaje budeme iba uchovávať a ďalej s nimi pracovať nebudeme. K obmedzeniu spracúvania Vašich údajov dôjde, ak

- nám oznámite, že Vaše osobné údaje sú nesprávne, a to až dokým neoveríme ich správnosť,

- spracúvame Vaše osobné údaje nezákonne, avšak Vy nesúhlasíte s ich vymazaním a na miesto toho žiadate, aby sme spracúvanie Vašich osobných údajov len obmedzili,

- Vaše údaje už nepotrebujeme, ale potrebujete ich Vy na preukázanie, uplatňovanie alebo obhajovanie svojich práv

- namietate voči spracúvaniu Vašich osobných údajov, a to až kým neoveríme, či naše oprávnené záujmy prevažujú nad vašimi dôvodmi.

Právo na prenosnosť údajov

Máte právo žiadať, aby sme Vám poskytli Vaše osobné údaje v elektronickej forme (napr. súbor XML alebo CSV), ktorá Vám umožní ľahko si preniesť údaje do inej spoločnosti. Tiež nás môžete požiadať, aby sme Vaše osobné údaje preniesli vybranej spoločnosti priamo my. Vašej žiadosti vyhovieme v prípade, že ste nám poskytli osobné údaje priamo Vy a dali ste nám na ich spracúvanie súhlas.

Právo namietať

Máte právo namietať, že spracúvame Vaše osobné údaje. Ak Vaše osobné údaje spracúvame v nasledovných prípadoch:

- z dôvodu nášho oprávneného záujmu,

- vytvárania zákazníckeho profilu,

- môžete namietať ich spracúvanie, ak máte na to osobné dôvody.

Právo na to, aby sa na Vás nevzťahovalo automatizované individuálne rozhodovanie vrátane profilovania

máte právo, aby sa na Vás nevzťahovalo rozhodnutie, ktoré je založené výlučne na automatizovanom spracúvaní a má právne účinky, ktoré sa Vás týkajú alebo Vás podobne významne ovplyvňujú.

Vaše právo zahŕňa:

právo na ľudský zásah zo strany prevádzkovateľa
právo vyjadriť Vaše stanovisko
právo napadnúť takéto rozhodnutie

výnimky z tohto práva sú možné v prípade ak je rozhodnutie:

nevyhnuté na uzavretie alebo plnenie zmluvy
povolené právom Únie alebo členského štátu
založené na výslovnom súhlase

Právo odvolať súhlas

ak prevádzkovateľ spracúva Vaše osobné údaje na základe súhlasu/výslovného súhlasu, máte právo kedykoľvek tento súhlas odvolať

Právo podať návrh na začatie konania o ochrane osobných údajov

Ak sa domnievate, že vaše osobné údaje sú spracúvané nespravodlivo alebo nezákonne, máte právo podať sťažnosť (návrh na začatie konania) dozornému orgánu, ktorým je: Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky, Galvaniho Business Centrum II, Galvaniho 7/B, 821 04 Bratislava Tel.: +421 /2/ 3231 3214 Email: statny.dozor@pdp.gov.sk Web: https://dataprotection.gov.sk

Ako môžete tieto práva vykonávať?

S Vašou žiadosťou sa môžete na nás obrátiť niektorým z týchto spôsobov:

mailom: office@kofi.sk

telefonicky: +421905372561

alebo poštou na korešpondenčnú adresu: Vietnamská 16765/45, 821 04 Bratislava - mestská časť Ružinov

Tieto Zásady ochrany osobných údajov nadobúdajú platnosť a účinnosť ich zverejnením na Webovom sídle.